Términos y condiciones

Vico proporciona una plataforma de check-in digital que incluye: verificación de identidad mediante KYC biométrico (documento de identidad, selfie con detección de vivacidad), generación y firma electrónica de contratos de alquiler, inspección fotográfica de daños del vehículo, cobros y pre-autorizaciones de pago, e integración con el sistema de gestión de reservas (RMS) del cliente.

Las funcionalidades disponibles dependen del plan contratado, la documentación del producto y, cuando exista, el contrato marco o formulario de pedido aplicable.

• Vico está dirigido exclusivamente a empresas de alquiler de vehículos (rent-a-car) y profesionales del sector, no a consumidores finales como parte contratante del SaaS.
• Quien contrata en nombre del cliente declara tener autoridad suficiente para vincular a la entidad correspondiente.
• El cliente debe facilitar datos veraces, mantenerlos actualizados y designar usuarios autorizados para la administración del servicio.

• El cliente configura Vico y lo ofrece a sus clientes finales (viajeros) como parte de su proceso de recogida de vehículos.
• El cliente es responsable de la custodia de credenciales, la gestión de usuarios y el uso que estos hagan del servicio.
• El cliente asume la responsabilidad de la configuración de sus flujos de check-in, textos legales propios, marca y cuentas de terceros que conecte al servicio.
• Si el cliente integra Vico con un RMS de terceros (RaX, Karve, Wheelsys u otro), debe cumplir las políticas y requisitos técnicos de ese proveedor.

El cliente (empresa de alquiler) actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales de sus clientes finales que se procesan a través de Vico: datos de identificación, datos biométricos de liveness, fotos de daños, datos de contrato y datos de pago.

Zentia Labs actúa como encargado del tratamiento respecto de esos datos operativos, conforme a las instrucciones documentadas del cliente y al acuerdo de tratamiento aplicable.

Dada la naturaleza de los datos biométricos (categoría especial bajo el Art. 9 RGPD), el cliente es responsable de obtener el consentimiento explícito del viajero para la verificación biométrica de vivacidad antes de iniciar el proceso de KYC en Vico.

Zentia Labs actúa como responsable propio para los datos de marketing B2B, alta de cuentas, soporte, facturación, seguridad y uso de sus propias webs y portales administrativos.

• El proceso de verificación de identidad (KYC) utiliza algoritmos de detección de vivacidad y comparación facial que pueden generar falsos positivos o falsos negativos. El servicio se presta "tal cual" (as-is) en cuanto a sus outputs, sin garantía de ausencia de errores.
• Determinadas funcionalidades futuras pueden incorporar detección de daños asistida por IA; en ese caso se informará al cliente antes de su activación.
• El cliente es responsable de definir los umbrales de aceptación, revisar los casos dudosos y mantener la supervisión humana adecuada en los procesos con impacto contractual.
• Zentia Labs no garantiza que los resultados automatizados sustituyan la revisión humana en todos los casos.

Vico ofrece los siguientes planes:

• Plan Startup: gratuito, hasta 20 reservas al mes.
• Plan Pro: 0,90 EUR por reserva procesada.
• Plan Enterprise: condiciones a medida según acuerdo.

Salvo indicación expresa en contrario, los impuestos indirectos (IVA, GST u otros equivalentes), tasas y costes regulatorios aplicables no se consideran incluidos. Las condiciones económicas vigentes son las comunicadas al cliente en el momento de la contratación o renovación.

• Reporte y factura: Vico generará automáticamente, en la frecuencia aplicable según el plan, una factura electrónica en la moneda de facturación del cliente.
• Plazo y medio de pago: el cliente abonará cada factura mediante el medio de pago habilitado en la plataforma (Stripe) o, cuando aplique, mediante transferencia bancaria a la cuenta designada por Zentia Labs en la propia factura, dentro de los quince (15) días naturales siguientes a la fecha de emisión.
• Gastos bancarios: los gastos asociados a la transferencia, cuando aplique, serán por cuenta del cliente. Zentia Labs deberá recibir el importe neto facturado, libre de deducciones bancarias.
• Impuestos indirectos: los importes no incluyen impuestos indirectos. El cliente cumplirá cualesquiera obligaciones tributarias derivadas de la adquisición transfronteriza del servicio conforme a su legislación local.
• Retenciones fiscales: si la legislación del cliente exige practicar retenciones fiscales, el cliente será responsable de liquidarlas ante la autoridad fiscal sin reducir el importe neto transferido a Zentia Labs, y entregará el certificado de retención dentro de los treinta (30) días siguientes al pago.
• Impago: transcurridos quince (15) días naturales desde el vencimiento, Zentia Labs podrá, previa notificación escrita con cinco (5) días de antelación, suspender total o parcialmente el servicio sin que ello constituya incumplimiento contractual ni genere derecho a indemnización.

• No utilizar el servicio para actividades ilegales, fraudulentas o que vulneren derechos de terceros.
• No intentar eludir controles de seguridad, extraer datos no autorizados, degradar la plataforma o interferir en su funcionamiento.
• No emplear Vico para recopilar datos biométricos con finalidades distintas a la verificación de identidad en el marco del check-in de alquiler.
• No utilizar el servicio para difundir contenido ilícito, engañoso, discriminatorio o abusivo.

Los productos de Zentia Labs, su software, documentación, interfaces, marcas y demás elementos son titularidad de Zentia Labs LLC o de sus licenciantes.

Se concede al cliente una licencia limitada, no exclusiva, revocable y no sublicenciable para usar el servicio conforme al contrato y durante la vigencia de la relación comercial.

Cada parte se compromete a proteger la información confidencial de la otra parte con un nivel de diligencia razonable y a utilizarla solo para la ejecución de la relación comercial o técnica.

• Zentia Labs realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la disponibilidad del servicio, sin perjuicio de tareas de mantenimiento, incidencias o dependencias de terceros.
• Podemos introducir mejoras, cambios funcionales o ajustes técnicos cuando resulte necesario para el producto, la seguridad o el cumplimiento normativo.
• Los compromisos reforzados de soporte o SLA solo serán exigibles cuando se hayan pactado expresamente por escrito.

El cliente autoriza expresamente a Zentia Labs LLC, de forma amplia, no exclusiva, mundial y libre de regalías, a mencionar su nombre comercial y logotipo como cliente en el sitio web del producto contratado (incluida la sección de clientes, testimonios y páginas de caso de éxito), en presentaciones comerciales, pitch decks, materiales de prensa, redes sociales propias, campañas de marketing, notas de prensa y cualquier otro material de comunicación, con la finalidad de acreditar la cartera de clientes y promocionar el servicio.

La autorización anterior se extiende a la elaboración y difusión de casos de éxito (case studies) que describan, de forma agregada y con métricas cuantitativas razonables (por ejemplo, porcentaje de incremento de reservas, ahorro en tiempos de respuesta, NPS, volumen de conversaciones), la experiencia del cliente con el servicio. Zentia Labs no revelará datos personales de clientes finales ni información estratégica confidencial del cliente.

Si el cliente considera que una pieza concreta no refleja adecuadamente su posicionamiento, podrá solicitar por escrito su modificación o retirada; Zentia Labs actuará diligentemente.

Ambas partes se comprometen a no realizar manifestaciones públicas que menoscaben la reputación de la otra parte.

• El cliente puede dejar de usar el servicio en cualquier momento, sin periodos mínimos de permanencia.
• Zentia Labs puede suspender o limitar el acceso ante impago, riesgo de seguridad, uso ilícito, incumplimiento grave o necesidad de protección del servicio.
• Tras la terminación, el acceso podrá ser revocado y los datos se gestionarán conforme al contrato, la política de privacidad y el procedimiento de retención o borrado aplicable. Subsistirán las obligaciones que por su naturaleza deban permanecer tras la terminación, incluyendo las relativas a confidencialidad, protección de datos, limitación de responsabilidad y resolución de controversias.

• Cesión: ninguna parte podrá ceder los presentes términos sin consentimiento escrito de la otra, salvo cesión a sociedad del mismo grupo o como consecuencia de una operación corporativa (fusión, escisión, venta del negocio), en cuyo caso bastará con notificarlo a la otra parte.
• Notificaciones: se realizarán por correo electrónico a las direcciones designadas por cada parte. Las notificaciones relativas a incumplimiento o resolución se cursarán, además, por medio fehaciente.
• Idioma: los presentes términos se publican en español; en caso de existir versiones en otros idiomas, prevalecerá la versión española salvo que la normativa imperativa aplicable disponga lo contrario.
• No renuncia: la falta de ejercicio o el ejercicio retrasado de cualquier derecho previsto en los presentes términos no supondrá renuncia al mismo.
• Nulidad parcial: la declaración de nulidad o ineficacia de cualquier cláusula no afectará a la validez del resto de disposiciones, que se mantendrán en vigor.
• Acuerdo completo: los presentes términos, junto con la documentación contractual específica que pueda haberse suscrito con el cliente y los anexos aplicables, constituyen el acuerdo completo entre las partes y sustituyen cualquier pacto previo sobre la misma materia.

En la medida máxima permitida por la ley, ninguna de las partes responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional ni pérdida de datos no imputable directamente a un incumplimiento propio, ni por indisponibilidades causadas por terceros fuera de su control razonable.

Salvo en supuestos que no puedan excluirse legalmente, la responsabilidad agregada de Zentia Labs derivada del servicio se limitará a las cantidades efectivamente pagadas por el cliente en los 12 meses anteriores al hecho causante.

Las limitaciones y exclusiones anteriores no resultarán de aplicación en caso de dolo, incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad o de protección de datos.

Cada parte mantendrá indemne a la otra frente a reclamaciones de terceros derivadas del incumplimiento de sus propias obligaciones bajo los presentes términos o del contenido, datos o servicios que aporte al servicio.

Estos términos se rigen por el Derecho del Estado de Wyoming (Estados Unidos de América), sin perjuicio de las normas imperativas que resulten aplicables al cliente por razón de su domicilio.

Las partes resolverán cualquier controversia derivada o relacionada con la prestación del servicio mediante el siguiente procedimiento escalonado y obligatorio. Ninguna parte podrá acudir a una fase posterior sin haber agotado previamente todas las anteriores.

• (a) Negociación directa: la parte afectada notificará por escrito a la otra la controversia. Los representantes comerciales de ambas partes negociarán de buena fe durante treinta (30) días calendario desde la notificación.
• (b) Mediación: si no hay acuerdo, las partes someterán la controversia a mediación conforme al Reglamento de Mediación de la Cámara de Comercio Internacional (CCI), con sede en Madrid, en español, por un plazo máximo de treinta (30) días desde el nombramiento del mediador. Los costes de mediación se repartirán al 50%.
• (c) Arbitraje: las controversias cuya cuantía en disputa sea superior a cincuenta mil dólares estadounidenses (USD 50 000) y que no se resuelvan mediante (a) y (b) se someterán a arbitraje definitivo conforme al Reglamento de Arbitraje de la CCI, ante un árbitro único, con sede en Madrid, en español. El laudo será vinculante y ejecutable conforme a la Convención de Nueva York de 1958. Las partes podrán someter voluntariamente al arbitraje controversias de cuantía igual o inferior a USD 50 000 mediante acuerdo escrito.
• (d) Jurisdicción residual: únicamente las controversias de cuantía igual o inferior a USD 50 000 que no se hayan resuelto mediante los procedimientos (a) y (b), y respecto de las cuales las partes no hayan acordado someterse voluntariamente al arbitraje previsto en (c), se someterán con carácter exclusivo a los tribunales competentes del Estado de Wyoming (Estados Unidos de América).
• (e) Medidas cautelares: cualquiera de las partes podrá solicitar medidas cautelares urgentes ante los tribunales competentes del domicilio de la otra parte sin que ello implique renuncia al procedimiento aquí pactado.

Para cuestiones legales, contractuales o de privacidad puedes escribir a info@virtual-counter.com.

Al aceptar estos términos, el cliente (responsable del tratamiento) y Zentia Labs LLC (encargado del tratamiento) acuerdan las siguientes condiciones respecto al tratamiento de datos personales realizados en el marco de la prestación de Vico.

Este acuerdo de tratamiento de datos se incorpora por referencia a los presentes términos de servicio. Al aceptar los términos, el cliente acepta también las condiciones de tratamiento de datos aquí descritas.